构建和维护成本高：在构建环节，数据打标和后期的知识库维护更新需要大量的资源投入。
搜索不准确：除了语义理解导致的搜索不准确外，在召回相应文件后，还需要人工进行信息搜索总结。
新员工融入困难：尽管企业安排了密集、丰富的新人培训，但员工很难在短时间内掌握大量信息。此外，对于职能平台、政策流程、办公信息等容易记忆模糊的内容，新员工很难迅速查询到准确的最新资讯。
专业术语理解和使用困难：专业术语缩写多，而且不同业务间常出现多义词，员工遇到陌生术语时往往需要反复搜索确认，或者询问同事，导致沟通效率比较低。
信息传递和共享效率低：传统的信息传递方式，如邮件下发文件和群里资料共享的方式，存在内容混乱、查找效率低下等问题。此外，内容下发路径长，时效性低，触达效果难以监控，文档保密性存在较大安全隐患。

知识管理系统（Knowledge Management System）是一类专门用于收集、处理和分享一个组织的全部知识的信息系统。

这种系统通常利用软件系统或其他工具，对组织中的大量有价值的方案、策划、成果、经验等知识进行分类存储和管理，以积累知识资产。其核心目标是通过将企业中的各种知识进行有效管理，以提高组织的运营效率。

此外，它还以提高运营效率为目标。知识库作为其关键组成部分，提供了信息集中存储的地方，使信息能被方便地访问。

在企业中，知识管理系统是以人的智能为主导、以信息技术为手段的人机结合的管理系统，其总体目标是通过将企业中的各种知识资源，包括显性知识和隐性知识，整合为动态的知识体系，以促进知识的创新和能力的提升。